Der Auditor fragt nach dem Zeugnis für Charge XY — und Sie finden es nicht. Was sofort getan werden kann und wie Sie das künftig verhindern.
Es ist 10:30 Uhr. Der EN 1090-Überwachungsauditor sitzt Ihnen gegenüber und fragt: "Können Sie das Abnahmeprüfzeugnis für den Stahlträger in Projekt Müller zeigen?"
Sie wissen, dass das Zeugnis irgendwo sein muss — aber wo? In der Lieferantenmail vom April? Im Lieferscheinordner? Auf dem Netzwerklaufwerk des Kollegen, der im Urlaub ist?
Dieser Moment kostet Sie nicht nur Zeit. Er kostet Vertrauen — und im schlimmsten Fall die Überwachungsstellen-Bestätigung.
1. Ruhe bewahren und kommunizieren
Teilen Sie dem Auditor sofort mit, dass Sie das Zeugnis nachreichen werden — mit konkreter Zeitangabe ("bis heute 14 Uhr"). Audits haben immer Nachreichfristen, wenn Sie transparent kommunizieren.
2. Systematisch suchen, nicht zufällig
Starten Sie mit der Schmelznummer aus dem Lieferschein. Suchen Sie in Reihenfolge:
3. Beim Lieferanten nachordern
Wenden Sie sich direkt an den Stahlhersteller (nicht nur den Händler). Hersteller können Originalduplikate ihrer Zeugnisse auf Anfrage ausliefern — das ist nicht unüblich.
4. Nachreichung dokumentieren
Falls das Zeugnis nachgereicht wird, dokumentieren Sie Datum, Quelle und Empfang. Ein Zeugnis das "nachgereicht" wurde, ohne Dokumentation, hat im nächsten Audit wieder das gleiche Problem.
Zeugnisse kommen per E-Mail, als PDF-Anhang im Lieferschein, als Fax oder beiliegend in der Lieferdokumentation. Ohne ein zentrales Ablagesystem landen sie überall — und sind nirgends zuverlässig zu finden.
Das Zeugnis liegt in einem Ordner "Zeugnisse 2024" — aber welchem Bauteil, welcher Bestellung, welchem Projekt ist es zugeordnet? Ohne Verknüpfung ist das Zeugnis für die Rückverfolgung wertlos.
Wer kümmert sich um die Zeugnis-Ablage? Der Einkäufer? Der Qualitätsbeauftragte? Die Produktion? Wenn niemand eindeutig zuständig ist, fällt die Ablage systematisch durch die Risse.
Definieren Sie einen einzigen Ort für alle Werkstoffzeugnisse. Das kann ein benannter Ordner auf dem Netzwerklaufwerk sein — oder besser eine dedizierte Software.
Zeugnis bei Wareneingang prüfen (Typ, Vollständigkeit, Schmelznummer) und sofort ablegen — bevor das Material ins Lager geht. Nicht im Nachhinein.
Zeugnis muss mit Bestellnummer, Lieferscheinnummer und internem Materialcode verknüpft sein. Nur so ist es bei einer Rückverfolgungsanfrage in Sekunden auffindbar.
Mindestens quartalsweise prüfen: Für alle eingegangenen Materialien — liegen die Zeugnisse vor? Eine einfache Checkliste reicht. Eine Software macht das automatisch.
Reaktiv: Beim Audit fehlendes Zeugnis suchen — Stunden verlieren, Vertrauen beschädigen.
Proaktiv: Zeugnis beim Wareneingang direkt archivieren und mit Material verknüpfen — beim Audit auf Knopfdruck abrufbar.
Der ZeugnisManager ist darauf ausgelegt, den proaktiven Ansatz ohne großen Aufwand umzusetzen. Upload beim Wareneingang, automatische Verknüpfung mit Chargen, Audit-Export in Sekunden.
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