Abnahmeprüfzeugnis 3.1 digitalisieren: vom Lieferanten-PDF zum auffindbaren Nachweis

Vom Lieferanten-PDF zum auffindbaren Nachweis

In den meisten Betrieben kommt das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 als PDF-Anhang einer Lieferanten-Mail an — und bleibt dort liegen. Digitalisieren heißt deshalb nicht „einscannen", sondern: das Dokument so erfassen, dass es später über die Schmelznummer, den Lieferschein oder das Bauteil wiedergefunden wird. EN 10204:2004 lässt das ausdrücklich zu — Abschnitt 5 der Norm gibt Aufbewahrung und Übermittlung der Bescheinigung wahlweise in elektronischer Form oder in Papierform frei.

Sie suchen die Definition statt des Workflows? Die Zeugnistypen sind im Detail erklärt unter Abnahmeprüfzeugnis 3.1 im Detail und Alle Zeugnis-Typen nach EN 10204.

Vier Schritte trennen die Lieferanten-Mail vom auffindbaren Nachweis:

1. Erfassen — PDF oder EN-10168-XML aus der Mail herausnehmen und an einem Ort ablegen, nicht im Postfach belassen.
2. Indexieren — Schmelz-/Chargennummer, Erzeugnisbezeichnung, Bestellung und Zeugnistyp als durchsuchbare Felder erfassen.
3. Verknüpfen — das Zeugnis an Wareneingang, Charge und Fertigungsauftrag hängen, damit die Kette Charge → Bauteil steht.
4. Bereitstellen — im Audit wird über Bauteil oder Charge gesucht, nicht über den Dateinamen. Danach richtet sich die Ablage.

Welche Angaben dabei aus dem Zeugnis heraus indexiert werden müssen, hängt vom Zeugnistyp ab — deshalb zuerst die Typen.

Was sind Werkstoffzeugnisse nach EN 10204?

Werkstoffzeugnisse sind Prüfbescheinigungen für metallische Erzeugnisse. Sie belegen, dass ein geliefertes Material bestimmte chemische und mechanische Eigenschaften erfüllt — und wer diese Eigenschaften wann geprüft hat.

Die EN 10204:2004 (in Deutschland als DIN EN 10204 übernommen) ist die europäische Norm, die vier Arten von Prüfbescheinigungen definiert; sie ersetzt die Vorgängerfassung EN 10204:1991. Sie gilt für alle Metallerzeugnisse: Bleche, Profile, Rohre, Stäbe und Drähte aus Stahl, Edelstahl und Aluminium. Ältere Zeichnungen und Bestelltexte verweisen teilweise noch auf DIN 50049 aus der Zeit vor der europäischen Norm. Die EN 10204:2004 nennt im Vorwort als ersetzte Fassung ausschließlich die EN 10204:1991; welcher Zeugnistyp mit einem DIN-50049-Verweis gemeint ist, gehört deshalb mit dem Besteller geklärt statt unterstellt.

Die vier Zeugnistypen

Typ 2.1 — Werksbescheinigung

Der Hersteller erklärt, dass die gelieferten Erzeugnisse den Bestellanforderungen entsprechen — ohne Angabe von Prüfergebnissen (EN 10204:2004, Abschnitt 3.1). Geeignet nur für unkritische Anwendungen ohne Rückverfolgbarkeitsanforderungen.

Typ 2.2 — Werkszeugnis

Der Hersteller erklärt die Übereinstimmung mit der Bestellung und gibt zusätzlich Prüfergebnisse aus nichtspezifischer Prüfung an (EN 10204:2004, Abschnitt 3.2). Nichtspezifisch heißt: geprüft wurde nach dem eigenen Verfahren des Herstellers an Erzeugnissen derselben Spezifikation und desselben Herstellverfahrens — die geprüften Erzeugnisse müssen nicht die tatsächlich gelieferten sein (EN 10204:2004, Abschnitt 2.1). Ein Werkszeugnis 2.2 kann also Losprüfwerte enthalten, nicht zwingend Werte der gelieferten Charge.

Wann ausreichend: Allgemeiner Maschinenbau ohne besondere Sicherheitsanforderungen, Kaufteile für unkritische Anwendungen.

Typ 3.1 — Abnahmeprüfzeugnis

Das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 enthält chargenspezifische Prüfergebnisse für das tatsächlich gelieferte Material. Es wird vom Hersteller ausgestellt und durch einen beauftragten, vom Fertigungsbereich unabhängigen Sachkundigen bestätigt.

Pflicht bei: EN 1090-2 für Baustähle der Güte über S275 (z. B. S355, S460 — EN 1090-2:2018+A1:2024, Tabelle 1) und nach Fußnote a derselben Tabelle auch dann, wenn die festgelegte Mindeststreckgrenze 275 MPa beträgt und die Kerbschlagarbeit bei einer Temperatur unter 0 °C festgelegt und geprüft ist (z. B. S275J2 in Nenndicken bis 16 mm; nach EN 10025-2:2019, Tabelle 6 ist die Mindeststreckgrenze von S275 dickenabhängig gestaffelt und liegt darüber unter 275 MPa); Druckgeräte nach PED 2014/68/EU — Anhang I Ziffer 4.3 verlangt für die wichtigsten drucktragenden Teile der Kategorien II, III und IV eine Bescheinigung mit spezifischer Prüfung der Produkte, ohne einen Zeugnistyp nach EN 10204 zu nennen; Schweißkonstruktionen mit erhöhten Anforderungen.

Typ 3.2 — Abnahmeprüfzeugnis mit unabhängiger Prüfung

Wie 3.1, jedoch zusätzlich durch eine unabhängige Prüfstelle (TÜV, Lloyd's, Bureau Veritas) oder direkt durch den Auftraggeber bestätigt. Höchste Zuverlässigkeitsstufe.

Pflicht bei: EN 1090-2 Tabelle 1 fordert nie ein 3.2, auch nicht für EXC4 — ob eines gefordert ist, ergibt sich aus dem Vertrag oder aus einem anderen Regelwerk. Üblich vereinbart wird 3.2 z. B. bei Kernkraftwerken, Offshore-Strukturen und besonders sicherheitskritischen Anlagen.

Was muss ein Zeugnis 3.1 enthalten?

Ein vollständiges Abnahmeprüfzeugnis 3.1 enthält mindestens:

• Name und Anschrift des Herstellers
• Erzeugnisbezeichnung (z. B. Flachstahl EN 10025-2 S355JR+N)
• Bestellnummer und Lieferposition
• Masse, Stückzahl oder Länge
• Schmelznummer / Chargennummer — der wichtigste Rückverfolgbarkeits-Anker
• Chemische Zusammensetzung (Schmelzanalyse und ggf. Stückanalyse)
• Mechanische Kennwerte: Streckgrenze (Re), Zugfestigkeit (Rm), Bruchdehnung (A), Kerbschlagarbeit (KV) falls gefordert
• Verweis auf Produktnorm (EN 10025-2, EN 10210-1 etc.)
• Stempel und Unterschrift des Sachkundigen

EN 1090-2: Welcher Zeugnis-Typ für welches Erzeugnis?

Anders als oft behauptet, hängt der geforderte Zeugnistyp nach EN 1090-2:2018+A1:2024, Tabelle 1 nicht von der Ausführungsklasse (EXC1–EXC4) ab, sondern von Erzeugnis und Stahlgüte:

| Erzeugnis / Güte | Mindest-Zeugnistyp (EN 10204) | |---|---| | Baustahl ≤ S275 | 2.2 (Werkszeugnis)* | | Baustahl > S275 (z. B. S355, S460) | 3.1 (Abnahmeprüfzeugnis) | | Nichtrostender Stahl, Rp0,2 ≤ 240 MPa | 2.2 (Werkszeugnis) | | Nichtrostender Stahl, Rp0,2 > 240 MPa | 3.1 (Abnahmeprüfzeugnis) | | Stahlguss | 3.1 (Abnahmeprüfzeugnis) † | | Schweißzusätze | 2.2 (Werkszeugnis) |

* Fußnote a der Tabelle 1: Ein 3.1 ist erforderlich, wenn die festgelegte Mindeststreckgrenze 275 MPa beträgt und die Kerbschlagarbeit bei einer Temperatur unter 0 °C festgelegt und geprüft ist (z. B. S275J2 in Nenndicken bis 16 mm; nach EN 10025-2:2019, Tabelle 6 ist die Mindeststreckgrenze von S275 dickenabhängig gestaffelt und liegt darüber unter 275 MPa). Die Fußnote nennt diesen Streckgrenzenwert ohne Relationszeichen; nach dem Wortlaut knüpft sie an genau diesen Wert an und nicht an den gesamten Bereich bis S275 — eine ausdrückliche Aussage der Norm ist das nicht. Quelle: EN 1090-2:2018+A1:2024, Tabelle 1, Fußnote a.

† Fußnote c der Tabelle 1: Bei Stahlguss sieht die Tabelle ein 2.2 vor, wenn die festgelegte Mindeststreckgrenze ≤ 355 MPa beträgt und die Kerbschlagarbeit bei 20 °C geprüft ist. Quelle: EN 1090-2:2018+A1:2024, Tabelle 1, Fußnote c.

Die Ausführungsklasse steuert dagegen Rückverfolgbarkeit und Prüfumfang, nicht den Zeugnistyp: Für EXC3 und EXC4 müssen die Bauprodukte in allen Stufen rückverfolgbar sein — vom Wareneingang bis zur Übergabe nach dem Einbau (EN 1090-2:2018+A1:2024, Abschnitt 5.2, Text unter Tabelle 1). Der unmittelbar folgende Normsatz begrenzt den Aufwand: Diese Rückverfolgbarkeit darf sich auf Aufzeichnungen für Chargen stützen, die einem gemeinsamen Fertigungsprozess zugeordnet sind — es sei denn, die Rückverfolgbarkeit jedes einzelnen Bauprodukts ist festgelegt. Ohne Chargen- bzw. Schmelznummernbezug lässt sich diese Zuordnung in der Praxis kaum führen.

Ein Abnahmeprüfzeugnis 3.2 fordert EN 1090-2 Tabelle 1 an keiner Stelle — auch nicht für EXC4. Abschnitt 5.2 lässt es aber ausdrücklich überall dort zu, wo Tabelle 1 ein 3.1 nennt. EN 1090-2 macht ein 3.2 damit nirgends erforderlich; ob eines gefordert ist, ergibt sich aus dem Vertrag oder aus einem anderen Regelwerk (üblich vereinbart z. B. bei Brücken, kerntechnischen Anlagen oder Offshore-Strukturen).

Häufige Fehler bei Werkstoffzeugnissen

1. Falscher Zeugnis-Typ eingekauft EN 1090-2 fordert für S355 ein 3.1 — Lieferant schickt 2.2. Das kann die CE-Konformität gefährden.

2. Schmelznummer fehlt Ohne Schmelznummer ist keine Chargenrückverfolgung möglich. Bei EN 1090 EXC3 und EXC4 ist das ein non-konformes Zeugnis.

3. Zeugnis kommt nicht mit der Lieferung Werkstoffzeugnis liegt erst 3 Wochen nach Lieferung vor — Produktionsverzögerung durch fehlende Freigabe.

4. Zeugnisse nicht strukturiert archiviert Bei einem Audit werden Zeugnisse nicht gefunden — stundenlanges Suchen in E-Mail-Ordnern und auf Laufwerken.

5. Händler hat Zeugnis geändert EN 10204:2004, Abschnitt 6: Ein Händler muss die Prüfbescheinigung des Herstellers ohne Änderung weitergeben — als Original oder als Kopie, begleitet von geeigneten Angaben zur Identifikation des Erzeugnisses, die die Rückverfolgbarkeit zwischen Erzeugnis und Dokument sicherstellen. (Abschnitt 4.2 der Norm beschreibt dagegen den Zeugnistyp 3.2 — eine oft falsch zitierte Stelle.)

Digitale Zeugnisformate: EN 10168

EN 10204:2004 regelt, welche Art von Prüfbescheinigung zu liefern ist. Welche Informationen eine Bescheinigung für Stahlerzeugnisse im Einzelnen trägt, beschreibt EN 10168 (Stahlerzeugnisse: Prüfbescheinigungen, Liste und Beschreibung der Informationen); EN 10204:2004 verweist dafür in Abschnitt 1.3, Anmerkung 1 auf diese Norm.

In der Praxis liefern größere Stahlhersteller Zeugnisse zunehmend maschinenlesbar aus; viele KMU bekommen sie weiterhin als PDF. Eine Software, die beide Wege verarbeitet, bildet die Brücke zwischen ihnen und vermeidet manuelles Abtippen von Schmelzanalysen.

Digitale Zeugnisverwaltung: Was bringt sie?

Papierbasierte oder Excel-gestützte Zeugnisverwaltung ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Die typischen Kosten:

• 10-20 Minuten Suchaufwand pro Zeugnis bei Rückverfolgungsanfragen
• Stundenlange Vorbereitung vor ISO 9001 oder EN 1090 Audits
• Fehler bei der Übertragung von Schmelznummern in Excel-Tabellen

Eine Software wie der ZeugnisManager zentralisiert Zeugnisse, verknüpft sie automatisch mit Chargen und Fertigungsaufträgen und erstellt Audit-Exporte in Minuten.

Weiterführende Themen

• EN 1090 Materialnachweis: Was Stahlbauer wirklich brauchen
• Abnahmeprüfzeugnis 3.1 richtig ablegen
• Zeugnis-Typ für Ihre Branche bestimmen
• Alle Zeugnis-Typen im Überblick: EN 10204 Leitfaden
• Abnahmeprüfzeugnis 3.1 im Detail

Fazit

EN 10204 Werkstoffzeugnisse sind keine Bürokratie — sie sind die Basis für sichere Produkte und bestandene Audits. Der richtige Zeugnis-Typ, vollständige Inhalte und revisionssichere Archivierung sind nicht optional, sondern normative Anforderung in EN 1090, ISO 9001 und IATF 16949.