Wie legt man Abnahmeprüfzeugnisse 3.1 so ab, dass sie beim Audit in Sekunden gefunden werden? Ein praxiserprobtes System für kleine und mittlere Betriebe.
Frage an zehn Qualitätsbeauftragte in zehn verschiedenen Betrieben: "Wie legen Sie Werkstoffzeugnisse ab?"
Die Antworten: "Per E-Mail im Lieferantenordner", "Als PDF auf dem Netzwerklaufwerk, nach Jahr sortiert", "Ausgedruckt im Ordner beim Wareneingang", "Irgendwo im ERP, ich muss kurz schauen..."
Das Problem ist nicht der böse Wille — es ist das Fehlen eines konsequenten Systems.
Ein Ablagesystem für Werkstoffzeugnisse muss fünf Anforderungen erfüllen:
Wenn noch kein System vorhanden ist, ist ein konsequentes Ordnersystem der erste Schritt.
Empfohlene Struktur:
Werkstoffzeugnisse/
[YYYY]/
[LIEFERANT]/
[LIEFERSCHEIN-NR]_[SCHMELZNR]_[MATERIAL].pdf
Beispiel: 2026/Thyssen_Krupp/LS-2026-04712_A1234567_S355J2.pdf
Vorteil: Sofort umsetzbar, kein neues Tool nötig.
Nachteil: Keine automatische Verknüpfung mit Bestellungen oder Fertigungsaufträgen. Suche nach Schmelznummer erfordert manuelle Durchsicht.
Eine Excel-Tabelle als Zeugnis-Register ergänzt die Ordnerstruktur:
| Datum | Lieferschein | Lieferant | Material | Schmelznr | Zeugnis-Typ | Datei | Zugeordnet zu | |---|---|---|---|---|---|---|---| | 2026-02-03 | LS-2026-047 | ThyssenKrupp | S355J2 | A1234567 | 3.1 | 2026/... | Auftrag M-2026-12 |
Vorteil: Suche nach Schmelznummer möglich, Vollständigkeit prüfbar.
Nachteil: Manuelle Pflege fehleranfällig, kein Schutz gegen Versehentliches Löschen, kein Audit-Export.
Eine Software wie der ZeugnisManager löst alle fünf Anforderungen:
Wann lohnt sich Software? Ab ca. 30+ Zeugnissen pro Monat oder wenn ISO 9001, EN 1090 oder IATF 16949 Audits regelmäßig anstehen.
Egal welches System Sie verwenden — diese Regeln gelten immer:
Regel 1: Zeugnis beim Wareneingang ablegen, nicht "später" Spätestens wenn das Material das Lager betritt, muss das Zeugnis archiviert sein.
Regel 2: Zeugnis-Typ prüfen, nicht nur ablegen Wurde 3.1 bestellt? Dann sicherstellen, dass nicht 2.2 geliefert wurde.
Regel 3: Schmelznummer immer erfassen Die Schmelznummer ist der Rückverfolgbarkeits-Anker. Ohne sie ist das Zeugnis für die Traceability wertlos.
Regel 4: Zuständigkeit klar benennen Wer legt ab? Wer prüft Vollständigkeit? Bei unklarer Zuständigkeit fällt beides durch.
Regel 5: Regelmäßig testen Quartalsweise: Kann ich das Zeugnis für Auftrag XY in unter 2 Minuten finden? Wenn nicht — System verbessern.
Das beste Ablagesystem ist das, das tatsächlich konsequent genutzt wird. Starten Sie mit dem einfachsten System, das Ihre Anforderungen erfüllt — und skalieren Sie bei wachsendem Volumen.
Wenn ISO 9001, EN 1090 oder IATF 16949 Audits zu Ihrem Alltag gehören, ist eine dedizierte Software der sinnvollste Weg. Sie reduziert den Aufwand, verringert Übertragungsfehler und macht die Audit-Vorbereitung planbar.
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