Wareneingangsprüfung Software: vier Wege im Vergleich
Wer Werkstoffzeugnisse im Wareneingang prüft, hat vier übliche Wege: Papier und Ordner, eine Excel-Liste, einen Archivdienstleister oder eine Software. Diese Seite stellt sie nebeneinander und nennt, wann welcher Weg zu welchem Betrieb passt. Sie bezieht sich auf metallische Erzeugnisse mit Prüfbescheinigung nach EN 10204.
Die vier Wege im Überblick
Der Vergleich ist bewusst qualitativ. Kosten nennen wir nicht, weil sie von Menge, Anbieter und Vertrag abhängen; die Spalte „Software“ beschreibt die Produktklasse und nicht ein einzelnes Produkt.
| Kriterium | Papier & Ordner | Excel-Liste | Archivdienstleister | Software |
|---|---|---|---|---|
| Erfassung beim Wareneingang | Zeugnis wird abgeheftet; die Werte stehen nur im Dokument. | Werte werden von Hand in die Liste getippt — Tippfehler sind möglich. | Zeugnis wird gescannt; ob Werte strukturiert erfasst werden, regelt der Vertrag. | Felder werden im Formular erfasst, je nach Produkt auch aus dem PDF vorbefüllt. |
| Zeugnis der Charge oder Schmelze zuordnen | Über die Ablage (nach Bestellung, Datum oder Lieferant). | Über eine Spalte mit der Schmelznummer — so zuverlässig wie die Pflege. | Über die Suchbegriffe, die mit dem Anbieter vereinbart wurden. | Als Verknüpfung zwischen Zeugnis und Material in der Datenbank. |
| Zeugnis später wiederfinden | Durch Blättern oder eine gute Ordnerlogik. | Filter in der Liste, das Dokument liegt aber separat. | Abruf über den Anbieter; Dauer und Weg regelt der Vertrag. | Suche über die erfassten Felder, das Dokument hängt am Datensatz. |
| Prüfentscheid festhalten (frei, gesperrt, zurückgewiesen) | Stempel oder Handzeichen auf Zeugnis oder Protokoll. | Eine Spalte in der Liste; Änderungen sind nur nachvollziehbar, wenn Sie das selbst einrichten. | Nicht Teil der Archivierung — der Entscheid fällt im eigenen Betrieb. | Je nach Produkt als Status mit Notiz und Zeitpunkt, teils mit Sperre für den Verbau. |
| Mehrere Personen oder Standorte | Ein physischer Ort — wer unterwegs ist, hat keinen Zugriff. | Eine Datei im Netzlaufwerk; gleichzeitiges Bearbeiten führt leicht zu Konflikten. | Zugriff über das Portal oder die Anfrage beim Anbieter. | Gleichzeitiger Zugriff im Browser, je nach Produkt mit Rollen. |
| Nachweise für Kunde oder Audit zusammenstellen | Zeugnisse aus den Ordnern suchen und kopieren. | Liste filtern, dann die Dokumente einzeln heraussuchen. | Dokumente beim Anbieter abrufen und bündeln. | Je nach Produkt als Export (z. B. ZIP oder CSV) auf Knopfdruck. |
| Aufwand zum Start | Gering — es gibt nichts einzurichten. | Gering bis mittel: Die Struktur der Liste bauen Sie selbst. | Vertrag, Abstimmung der Indexfelder, Logistik für die Papierzeugnisse. | Einrichtung und Einarbeitung; Bestandszeugnisse müssen ggf. nacherfasst werden. |
| Laufender Aufwand | Arbeitszeit für Ablage und Suche, dazu Platz. | Arbeitszeit für die Pflege der Liste. | Laufende Gebühren nach Vertrag; Prüfung und Erfassung bleiben bei Ihnen. | Laufende Gebühren; weniger Handarbeit bei Erfassung und Suche. |
Wann passt welcher Weg?
- Papier & Ordner
- Wenige Lieferungen, eine Person im Wareneingang, kaum Rückfragen von Kunden. Der Weg stößt an Grenzen, sobald ein Zeugnis zu einer Schmelze gesucht wird, die schon verbaut ist.
- Excel-Liste
- Überschaubare Mengen und jemand, der die Liste konsequent pflegt. Sinnvoll als Einstieg, wenn Sie Ihre Felder erst herausfinden wollen — danach lohnt der Vergleich mit einer Software.
- Archivdienstleister
- Viele Papierzeugnisse und der Wunsch, die Ablage auszulagern. Der Wareneingangs-Prüfentscheid selbst bleibt im Betrieb, weil nur Sie das Material vor Augen haben.
- Software
- Häufige Lieferungen, mehrere Beteiligte oder regelmäßige Anfragen nach Zeugnissen zu bestimmten Chargen. Entscheidend ist, ob sie Zeugnis, Charge und Prüfentscheid zusammenführt — und nicht nur Dateien ablegt.
Unabhängig vom Weg bleiben die Prüfschritte gleich. Die kostenlose Wareneingangs-Checkliste für Werkstoffzeugnisse führt sie der Reihe nach auf.
So bildet der ZeugnisManager den Wareneingang ab
Der ZeugnisManager ist eine Software für die Werkstoffzeugnis-Verwaltung in Metallbetrieben. Der Ablauf im Wareneingang:
- 1Lieferung erfassen. Material wird mit Lieferant, Lieferschein, Eingangsdatum sowie Charge und Schmelze angelegt.
- 2Bleibt zunächst im Sperrlager. Neues Material steht auf „ungeprüft“ und kann nicht verbaut werden, bis jemand entscheidet.
- 3Zeugnis erfassen und zuordnen. Das Zeugnis wird dem Material zugeordnet. Die KI-Auslese kann Werte aus einem PDF vorschlagen; übernommen werden sie erst, wenn Sie sie bestätigen.
- 4Hinweis bei Abweichung. Streckgrenze und Zugfestigkeit werden gegen die hinterlegten Werte der gewählten Stahlgüte gehalten und als Hinweis eingeblendet. Fehlt die Erzeugnisdicke, kann das Ergebnis „unvollständig“ lauten — es ist ein Hinweis, kein Prüfurteil.
- 5Prüfentscheid treffen. Freigeben, sperren oder zurückweisen — mit Notiz. Zeitpunkt und vorheriger Status werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
- 6Nachweis exportieren. Material und Zeugnisse lassen sich als CSV exportieren, die Zeugnisse eines Auftrags zusätzlich als ZIP mit den Original-PDFs.
Was die Software nicht ersetzt: das Hinsehen am Material und den Entscheid, ob eine Lieferung verwendet wird. Das Zeugnis gegen die Bestellung zu halten bleibt Ihre Aufgabe; der ZeugnisManager führt dafür keinen Bestellabgleich.
Mehr zu den Funktionen finden Sie unter Funktionen und auf der Seite Werkstoffzeugnis-Software.
Häufige Fragen
Was gehört zur Wareneingangsprüfung von Werkstoffzeugnissen?
Typisch sind drei Abgleiche: Lieferschein und Bestellung gegen das gelieferte Material, die Kennzeichnung am Material (Schmelzen- oder Chargennummer, Werkstoff) gegen das Zeugnis, und die Angaben im Zeugnis gegen die geforderte Zeugnisart und Produktnorm. Zum Schluss steht ein dokumentierter Entscheid. Die Prüfschritte stehen in der Wareneingangs-Checkliste.
Reicht Excel für die Wareneingangsprüfung?
Bei überschaubaren Mengen und konsequenter Pflege ja. Die Grenzen liegen bei der Zuordnung von Zeugnis zu Charge, beim gleichzeitigen Arbeiten mehrerer Personen und beim Nachvollziehen von Änderungen. Ob das für Ihren Betrieb reicht, hängt davon ab, wie oft nach alten Zeugnissen gefragt wird.
Ist für die Wareneingangsprüfung eine Software vorgeschrieben?
Welche Nachweise verlangt sind und in welcher Form, ergibt sich aus der Bestellung, der Produktnorm und den Vorgaben Ihres Kunden — nicht aus dieser Seite. Für Stahlbauteile nach EN 1090-2 sind die Materialnachweise auf der Seite zum EN-1090-2-Materialnachweis beschrieben.
Kann eine Software die Prüfung für mich übernehmen?
Sie kann Werte gegenüberstellen und Entscheide dokumentieren — den Prüfentscheid trifft eine Person. Auch beim ZeugnisManager ist Speichern eines Zeugnisses keine Materialfreigabe; freigegeben, gesperrt oder zurückgewiesen wird in einem eigenen Schritt.
Was passiert mit gesperrtem Material?
Im ZeugnisManager kann nur freigegebenes Material in einen Verwendungsnachweis für ein Bauteil gebucht werden. Ungeprüftes, gesperrtes oder zurückgewiesenes Material wird dort abgelehnt, mit einem Hinweis auf den fehlenden Prüfentscheid.
Den Wareneingang im ZeugnisManager ansehen
Öffnen Sie die Demo im Browser und gehen Sie den Ablauf von der Lieferung bis zum Prüfentscheid selbst durch.
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