Wareneingangsprotokoll Vorlage: Felder & Hinweise

Aufbau des Protokolls, Feld für Feld

Fünf Bereiche, in der Reihenfolge des Materialflusses: Kopf, Material, Zeugnis, Prüfung, Entscheid. Die Liste zeigt typische Felder; welche Sie führen, legt Ihr Qualitätsmanagement fest.

Bereich	Feld	Ausfüllhinweis
Kopf	Eingangsdatum	Tag der Anlieferung, nicht der Prüfung. Prüfdatum steht beim Entscheid.
Kopf	Lieferant	Wie in der Bestellung geführt, damit Reklamationen eindeutig zuzuordnen sind.
Kopf	Lieferschein-Nr.	Vom Lieferschein übernehmen; sie verbindet Protokoll, Material und Anlieferung.
Kopf	Bestell- oder Auftragsnummer	Falls Ihr Betrieb sie führt. Sie schafft den Bezug zu Projekt oder Bauteil.
Material	Werkstoff (Kurzzeichen oder Werkstoffnummer)	Zum Beispiel S355J2 oder 1.4301 — in der Schreibweise des Materials, nicht des Lieferscheins. Abweichungen notieren.
Material	Form und Abmessungen	Dicke, Breite, Länge oder Durchmesser; Dicken am Material nachmessen.
Material	Menge und Einheit	Wie auf dem Lieferschein (kg, Stück oder m); nachzählen oder nachwiegen.
Material	Charge oder Schmelze am Material	Vom Etikett, Aufkleber oder der Stempelung abschreiben — nicht aus dem Zeugnis.
Zeugnis	Zeugnisart (2.1, 2.2, 3.1, 3.2)	Aus dem Zeugniskopf, Zeile „Art der Prüfbescheinigung“. Mit der Bestellanforderung vergleichen.
Zeugnis	Zeugnisnummer und Aussteller	Beides wörtlich übernehmen; die Nummer ist später der Suchbegriff.
Zeugnis	Schmelze laut Zeugnis	Mit der Schmelze am Material vergleichen. Bescheinigt ein Zeugnis mehrere Chargen, führen Sie je Charge eine Zeile.
Prüfung	Prüfschritte	Die Schritte stehen im Prüfteil (PDF-Checkliste, siehe unten); hier genügt der Verweis auf das ausgefüllte Blatt.
Entscheid	Ergebnis: freigegeben, gesperrt, zurückgewiesen oder offen	„Offen“ nur, solange geprüft wird. Wer das Material bis dahin getrennt hält, vermeidet, dass es ungeprüft verbaut wird.
Entscheid	Notiz bei Abweichung	Was weicht ab, welcher Beleg liegt vor (Foto, Rückfrage beim Lieferanten), wer wurde informiert.
Entscheid	Prüfer und Datum	Name oder Kürzel der prüfenden Person; Unterschrift, wenn Ihr QM sie verlangt.

Der Prüfteil als PDF

Für den Bereich „Prüfung“ gibt es die Wareneingangs-Checkliste für Werkstoffzeugnisse: drei Seiten A4, vier Blöcke, 13 Prüfschritte. Jede Zeile hat ein Kästchen zum Abhaken und die Spalten „Prüfschritt“, „Was wird geprüft?“, „Wie / woran?“ und „Beleg / Hinweis“. Sie ersetzt nicht das ganze Protokoll, sondern dessen Prüfteil.

Block	Umfang	Inhalt
1 · Bestellabgleich & Zeugnisart	3 Prüfschritte	Zeugnisart bestellt gegen geliefert, Norm-Ausgabe, Vollständigkeit des Zeugnisses
2 · Kennzeichnung am Material	3 Prüfschritte	Schmelzen- oder Chargennummer, Werkstoff-Kurzzeichen, Abmessungen und Menge
3 · Inhaltsprüfung Zeugnis	4 Prüfschritte	Chemische Zusammensetzung, mechanische Kennwerte, Produktnorm-Verweis, Bestätigung des Sachkundigen (3.1 und 3.2)
4 · Ablage & Rückverfolgbarkeit	3 Prüfschritte	Kenntnisübertragung beim Zuschnitt, Ablage und Digitalisierung, Aufbewahrungsfrist

Mehr zum Aufbau und zur Anwendung der Checkliste steht auf der Seite Wareneingangs-Checkliste für Werkstoffzeugnisse.

So füllen Sie das Protokoll aus

1Erst das Material, dann das Zeugnis. Lesen Sie die Kennzeichnung am Material ab, bevor Sie ins Zeugnis schauen. Wer die Nummer im Zeugnis schon kennt, liest sie sonst am Material mit.
2Abschreiben, was dasteht. Schmelzen- und Zeugnisnummern gehören mit allen Zeichen ins Protokoll, nicht „sinngemäß“. Ein vertauschtes Zeichen ist später nicht mehr zu finden.
3Abweichungen mit Beleg. Ein Foto der Kennzeichnung und ein Vermerk, wer beim Lieferanten nachgefragt hat, tragen mehr als der Satz „Abweichung festgestellt“.
4Protokoll und Zeugnis verbinden. Tragen Sie die Zeugnisnummer im Protokoll ein und die Protokollnummer auf dem abgelegten Zeugnis (oder umgekehrt). Beide Dokumente sind dann zusammen auffindbar.
5Anforderungen aus der Bestellung zuerst klären. Welche Zeugnisart verlangt ist, steht in Bestellung, Produktnorm oder Kundenvorgabe. Für Stahlbauteile nach EN 1090-2 beschreibt die Seite zum Materialnachweis die Zusammenhänge.

Die Materialnachweise nach EN 1090-2 und die Unterschiede der Zeugnisarten im EN-10204-Leitfaden helfen bei der Frage, welche Zeugnisart zu fordern ist.

Digital statt Papierprotokoll

Im ZeugnisManager entsprechen mehrere dieser Felder dem Wareneingang: Lieferant, Lieferschein, Eingangsdatum, Charge und Schmelze werden beim Anlegen des Materials erfasst. Der Entscheid (freigeben, sperren, zurückweisen) wird mit Notiz festgehalten, und nur freigegebenes Material lässt sich auf ein Bauteil buchen. Der Vergleich mit Papier, Excel und Archivdienstleister steht auf der Seite Wareneingangsprüfung Software.

Häufige Fragen

Welche Felder muss ein Wareneingangsprotokoll enthalten?

Das legen Bestellung, Kundenvorgaben und das Qualitätsmanagement Ihres Betriebs fest. Die Feldliste auf dieser Seite zeigt typische Felder für Werkstoffzeugnisse, sie ist keine Pflichtliste.

Ist die PDF-Datei das fertige Wareneingangsprotokoll?

Nein. Die PDF ist der Prüfteil: eine abhakbare Checkliste für Werkstoffzeugnisse mit 13 Prüfschritten in vier Blöcken und einer Spalte für Beleg oder Hinweis. Kopfdaten wie Lieferant, Lieferschein, Datum und den Entscheid ergänzen Sie nach der Feldliste.

Wie lange müssen Wareneingangsprotokolle und Zeugnisse aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus dem einschlägigen Bauordnungsrecht, EN 1090-2, kundenspezifischen Vorgaben und dem eigenen QM-Handbuch.

Papier oder digital?

Beides ist möglich. Entscheidend ist, dass Protokoll, Zeugnis und Charge zusammen auffindbar bleiben. Wann sich welcher Weg lohnt, zeigt der Vergleich Papier, Excel, Archivdienstleister und Software.

Wareneingangsprotokoll Vorlage für Werkstoffzeugnisse